Manuale d'uso

1Le tre convenzioni da sapere

• Gli importi sono firmati come in banca: i costi sono negativi, i ricavi positivi. Vale ovunque — movimenti, budget, strumenti AI.
• I ricavi futuri vivono nelle fatture, i costi futuri nel budget. La previsione di cassa somma gli incassi attesi dalle fatture non ancora incassate e sottrae i costi a budget: così un ricavo non viene mai contato due volte.
• Un mese consolidato è chiuso. Quando un periodo viene consolidato (sezione Gestione), i suoi movimenti e il suo budget non si toccano più, a meno di riaprirlo.

2Entrare

CashPulse non ha password. Si entra con la propria email: il sistema invia un collegamento che vale 15 minuti e si può usare una volta sola.

Il link non arriva? Un amministratore può leggerti il codice al telefono: lo vede in Gestione → Accessi in corso. Il codice scade comunque dopo 15 minuti.

3Il cruscotto

È la prima schermata dopo l'accesso e risponde alla domanda «come sta la cassa». In alto cinque indicatori: cassa operativa (saldo dei conti correnti), riserve (investimenti), entrate e uscite del mese corrente, movimenti ancora da classificare, fatture aperte da incassare.

Sotto, la proiezione a 12 mesi: ogni barra è il saldo previsto a fine mese. Le barre rosse sono i mesi in cui il saldo scende sotto la soglia minima (la linea tratteggiata); il riquadro sopra il grafico riassume quanti sono. La tabella in fondo dà gli stessi numeri per esteso.

Il saldo di partenza della proiezione è scritto sotto il titolo: è l'ultimo saldo dichiarato dei conti più i movimenti registrati dopo quella data.

4I movimenti

Qui c'è il consuntivo: ogni riga è un movimento di banca o di carta. I filtri in alto permettono di stringere per conto, categoria, stato, periodo o testo nella descrizione.

I doppioni non sono un problema: se lo stesso estratto conto viene importato due volte, le righe già presenti vengono riconosciute e scartate automaticamente.

5Il budget

Una griglia per anno: le categorie sulle righe, i dodici mesi sulle colonne. Ogni cella è un importo previsto, firmato (costi negativi). Le celle si modificano scrivendoci dentro: al cambio di cella il valore è già salvato. Svuotare una cella (o scrivere 0) cancella la previsione.

Scorrendo in orizzontale la colonna delle categorie resta ferma a sinistra. Sotto ogni riga di budget, in grigio, c'è il consuntivo dello stesso anno preso dai movimenti: dove il mese è andato peggio del previsto (meno cassa), il numero è rosso.

Il budget dei costi alimenta la proiezione di cassa. Il fatturato previsto invece non si scrive qui: si registra come fattura prevista (sezione seguente), così quando la fattura vera viene emessa prende il suo posto senza doppi conteggi.

6Le fatture

Ogni fattura attiva ha uno stato: prevista (dal budget, non ancora emessa), emessa, incassata, annullata. Se non indichi la data d'incasso attesa, viene proposta a +3 mesi dall'emissione (la prassi del cliente principale). Tutte le fatture non ancora incassate — previste ed emesse — entrano come incassi attesi nella proiezione.

7Gli scostamenti e le motivazioni

Il confronto tra consuntivo e budget, categoria per categoria, sull'anno scelto. Il delta in rosso segnala dove si è speso più del previsto. Con Annota registri la motivazione («stipendi +15%: nuovo assunto da marzo»): la nota resta attaccata a mese e categoria, e la ritrovi anche negli anni successivi. È la memoria del perché i costi sono cresciuti.

8Importare i dati

La via consigliata è l'assistente AI (sezione 10): gli passi l'estratto conto in qualunque formato — Excel della banca, CSV, anche un PDF — e lui normalizza, importa, applica le regole di categorizzazione e ti dice quante righe sono nuove, quante doppie, quante da rivedere.

In alternativa la pagina Import accetta un elenco JSON già normalizzato (per usi tecnici). In fondo alla pagina, il registro dei lotti importati: chi, quando, quante righe.

9Gestione: utenti, chiavi, periodi

Sezione riservata (gli utenti normali non la vedono). Quattro blocchi:

• Utenti (solo admin) — creare un utente basta email, nome e ruolo: al primo accesso riceverà il suo link. I ruoli: admin fa tutto e gestisce gli utenti; supervisor usa tutte le funzioni dati; viewer guarda soltanto. Disattivare un utente scollega all'istante ogni sua sessione e chiave.
• Accessi in corso (solo admin) — i codici OTP in attesa, per l'assistenza telefonica.
• Chiavi API — le credenziali per collegare gli assistenti AI (sezione 10). La chiave si vede una volta sola, alla creazione; eredita il ruolo del suo proprietario.
• Periodi — consolidare un mese lo chiude alle modifiche (consuntivo definitivo); si può riaprire per correzioni.

10Collegare l'assistente AI (MCP)

CashPulse espone i propri strumenti agli assistenti AI tramite MCP (Model Context Protocol). L'assistente collegato può leggere la situazione di cassa, importare estratti conto, riconciliare, inserire budget e fatture, annotare scostamenti — sempre con i permessi del ruolo a cui appartiene la chiave.

Una chiave creata da un utente viewer permette all'assistente solo di leggere: gli strumenti di scrittura rispondono con un rifiuto esplicito.

11Se qualcosa non torna