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Riclassificare un movimento

1. Filtra per stato da rivedere: sono i movimenti a cui le regole automatiche non hanno saputo dare una categoria.
2. Apri il menu della colonna Categoria sulla riga e scegli quella giusta: il salvataggio è immediato (compare la conferma in basso).
3. Se vuoi, aggiungi una nota nella colonna Note — anche questa si salva da sola.

Spiegare un importo con una nota

Ogni importo può portare una nota che dice da cosa deriva: «settembre: tasse automobilistiche», «dicembre: tredicesima», «maggio: parcheggio in BOT». Serve a rileggere il piano fra sei mesi senza doversi ricordare il perché.

Nell'angolo in alto a destra di ogni cella c'è un piccolo segnalibro: si accende quando una nota c'è già, e passandoci sopra la mostra. Premendolo si apre un riquadro sotto la riga dove scrivere o cambiare il testo, con Salva nota ed Elimina nota.

Nota e importo sono indipendenti: cambiando la cifra la nota resta, e cancellando la nota la cifra non si muove. La nota si legge anche dall'assistente AI, che può quindi rispondere non solo «quanto» ma «perché».

Da dove viene questo numero

Ogni importo della riga consuntivo si può premere: sotto si apre l'elenco dei movimenti che lo compongono, con data, conto, importo e descrizione, e il totale che ricontrolla la somma. Premendo il totale di riga si vedono invece tutti i movimenti dell'anno per quella voce.

È il modo rapido per rispondere a «perché questo mese le auto costano così tanto»: si apre la cella e si leggono le singole spese. Da Apri nei Movimenti si passa alla schermata Movimenti con gli stessi filtri già impostati, per correggere una categoria o aggiungere una nota. Un secondo clic sulla cella, o Chiudi, richiude il pannello.

Dettaglio e modifica si aprono in una finestra

Dettaglio e Modifica aprono una finestra sopra l'elenco: la tabella resta ferma dov'era, così non si perde il segno. La finestra si chiude con Chiudi, con il tasto Esc o cliccando fuori; cambiando schermata si chiude da sé.

In Modifica ci sono due campi di testo diversi, ed è utile non confonderli: la Descrizione è il corpo della fattura elettronica e finisce nell'XML; le Note interne restano in CashPulse. Le note interne sono quelle che spieghiamo sulle previsioni — da dove viene l'importo previsto, cosa è stato concordato. Nell'elenco le fatture che ne hanno una portano l'etichetta nota accanto alla linea di ricavo, e il testo si legge per intero in cima al Dettaglio.

Le righe della fattura

Il corpo della fattura si compone da Dettaglio. Una riga può essere:

• a quantità — quantità × prezzo unitario, con un'unità di misura (giornate, punti vendita, ore…);
• a corpo — si scrive solo l'imponibile;
• nota da riportare in fattura — compare nel documento, senza importo;
• nota interna — resta in CashPulse e non finisce mai nell'XML.

Gli importi si ricalcolano da soli: scrivendo quantità e prezzo arriva l'imponibile, scrivendo l'imponibile la riga diventa «a corpo». Imponibile, IVA e totale della fattura sono la somma delle righe, e sotto compare il riepilogo per aliquota come nel documento.

Quando arriva un incasso

1. Nella maggior parte dei casi non devi fare nulla: importando l'estratto conto, CashPulse riconosce da sé quali fatture ha pagato il bonifico e registra gli incassi (vedi sezione 9).
2. Se serve registrarlo a mano: Dettaglio → Registra incasso. L'importo è già precompilato col residuo.
3. Con un incasso parziale la fattura diventa parzialmente incassata; quando il residuo si azzera passa a incassata, con la data dell'ultimo incasso.

Generare la fattura elettronica (XML per lo SDI)

1. Da Dettaglio, riquadro Fattura elettronica. Se qualcosa manca, il riquadro lo dice invece di offrire il pulsante: senza partita IVA, sede o codice destinatario del cliente lo SDI scarterebbe il file.
2. Anteprima XML mostra il file senza consumare il numero progressivo d'invio: si può guardare quante volte si vuole. Il pulsante Copia XML lo mette negli appunti.
3. Genera XML produce il file definitivo, consuma un progressivo e lo archivia: da lì si scarica e si trasmette.

Una nota di credito (totale negativo) viene emessa come TD04, con gli importi in valore assoluto, senza che tu debba indicare nulla.

L'archivio dei fornitori

I fornitori non si inseriscono a mano: nascono dalle fatture. L'identità è la partita IVA, non il nome, perché la stessa azienda si firma in modi diversi da un documento all'altro — con e senza «S.R.L.», con la ragione sociale rinnovata — e sul nome si creerebbero doppioni dello stesso soggetto. Per la stessa ragione, quando una fattura porta un nome diverso da quello già in archivio, il nome salvato non viene sovrascritto: una correzione fatta a mano resterebbe cancellata al prossimo import.

Ogni fornitore mostra quante fatture ha emesso, quanto si è speso e la data dell'ultima. La categoria di default dice dove classificare le sue spese, e non resta un'etichetta a sé: appena la si assegna viene riportata su tutte le fatture di quel fornitore che non hanno ancora una categoria, e da quel momento vale anche per le fatture nuove che arrivano. Non sovrascrive mai una categoria già messa sulla singola fattura: una scelta fatta sul documento vale più di una regola generale sul fornitore.

Il pulsante Riporta le categorie sulle fatture fa la stessa cosa su tutta l'anagrafica in un colpo, e si può premere quante volte si vuole: se non c'è niente da aggiornare lo dice e non tocca nulla. L'elenco dei fornitori nel filtro è in ordine alfabetico — con oltre cento nomi, l'ordine per spesa serviva a capire chi pesa, non a trovare qualcuno.

Il cruscotto delle spese

La terza scheda, Spese per categoria, è la lettura d'insieme: una riga per categoria, i dodici mesi in colonna, il totale dell'anno. Il selettore in alto cambia anno, e il commutatore imponibile / IVA inclusa sceglie su quale base leggere — l'imponibile è il costo, il totale è il denaro uscito. Un clic sulla categoria apre le fatture che la compongono: un cruscotto serve a poco se non si può scendere a vedere di che cosa è fatto un numero.

Questa lettura segue la data del documento, non quella del pagamento: è una lettura per competenza. Il consuntivo del budget segue invece la cassa, cioè quando il denaro è uscito dal conto. I due totali non devono coincidere, e la differenza non è un errore: è lo sfasamento fra quando una spesa nasce e quando viene pagata. Vanno letti per quello che sono, non confrontati alla ricerca di una quadratura che non esiste.

Nei filtri delle fatture ci sono due scorciatoie: senza categoria mostra le fatture ancora da classificare, fornitore senza categoria mostra quelle il cui fornitore non ha una categoria di default — cioè la causa da rimuovere, perché sistemando il fornitore si sistemano in un colpo tutte le sue fatture. Lo stesso filtro c'è nella scheda dei fornitori.

Riconciliare con l'estratto conto

Il pulsante di riconciliazione confronta le fatture con gli addebiti del conto e crea il legame dove regge. Le regole vanno dalla più stringente alla più larga, e ognuna lascia scritto come ha deciso, così un abbinamento si può sempre rifiutare a ragion veduta:

• importo + nome — l'addebito ha lo stesso importo e nella descrizione compare il nome del fornitore. È il caso più solido;
• ricorrente — un canone o un addebito SEPA ripete ogni mese lo stesso importo: la fattura di gennaio si accoppia con l'addebito di gennaio, quella di febbraio con quello di febbraio. Qui è la sequenza a disambiguare, non l'importo, che da solo si ripete;
• importo — un solo addebito di quell'importo nella finestra, e nessun'altra fattura può rivendicarlo. Solo sopra i 50 €: più in basso due importi uguali sono una coincidenza;
• somma — più fatture dello stesso fornitore saldate da un unico addebito. Solo sopra i 20 €: su pochi euro «la somma torna» non prova niente.

Dove il legame si crea e la fattura non ha ancora una categoria, questa viene ereditata dal movimento: in banca la spesa è già classificata, e ripetere il lavoro a mano su centinaia di documenti non aggiungerebbe nulla. Al fornitore la categoria di default si assegna solo se tutte le sue fatture concordano: chi vende cose di natura diversa non ha una categoria sola, e indovinarla sarebbe peggio che lasciarla vuota.

Molte fatture non sono riconciliabili, e non è un difetto. Quelle pagate con carta di credito finiscono dentro l'addebito cumulativo della carta e in banca non esistono come riga propria; quelle in contanti non passano dal conto. Il riconciliatore le tiene da parte invece di forzarle su un importo che coincide per caso. Per queste servono le categorie Spese di viaggio, Spese di vitto e Spese di alloggio: in estratto conto quelle spese sono accorpate nelle carte, e la fattura è l'unico posto dove possono avere un nome proprio.

Pagare: la distinta dei bonifici

Il filtro da pagare mostra le fatture che aspettano un bonifico: fornitori che si pagano a bonifico, che nessuno ha dichiarato di aver pagato e che non risultano in estratto conto. Chi va in addebito diretto o su carta si paga da sé e non compare.

Il pulsante Distinta bonifici trasforma quell'elenco in un file che l'home banking importa: il tracciato CBI, che è quello che la nostra banca accetta — lo stesso della distinta stipendi. Nella finestra ogni riga porta il beneficiario, il numero da pagare, l'IBAN in chiaro e la causale che leggerà il fornitore. Si sceglie che cosa pagare, si conferma la data di esecuzione, si scarica il file.

Nel portale della banca ogni bonifico ha due campi di testo: la Descrizione, che è quel che legge il fornitore sul suo estratto conto, e la Causale, obbligatoria e più corta. Il file le porta entrambe, quindi non c'è niente da completare a mano: la descrizione dice «Ns. pagamento fattura 240 del 31/08/2026» più la causale del documento, la causale dice «Fattura 240 del 31/08/2026» nei 35 caratteri ammessi.

Prima di eseguire un bonifico la banca verifica che il nome del beneficiario corrisponda all'IBAN. Il confronto è con il nome depositato presso la banca del fornitore, che non sempre è scritto come sulle sue fatture: capita di vedere «DI BUONASERA ARIANNA-LUCHERINI MICHELA SNC» sulla fattura e «DI BUONASERA ARIANNA E LUCHERINI MICHELA S.N.C.» in banca. Quando il portale si ferma e suggerisce il nome giusto, si copia in correggi sulla riga della distinta: vale da lì in avanti per tutte le fatture di quel fornitore, e nell'elenco compare sotto la denominazione così si vede sempre che cosa finirà nel file.

L'IBAN non si ricopia a mano: viene dalla fattura stessa, dove l'emittente ha dichiarato dove vuole essere pagato. Dove il documento non lo porta — capita sulle parcelle — si scrive a mano con cambia IBAN, e resta valido per quella fattura; per usarlo sempre si mette sul fornitore. Un IBAN che non supera il controllo delle cifre viene rifiutato prima di finire nel file.

L'importo è quello che esce davvero dal conto, non il totale del documento: su una parcella con ritenuta d'acconto è il netto che il professionista si aspetta, e su un acquisto in reverse charge è l'imponibile, perché quell'IVA non si paga al fornitore.

Le righe si dividono in tre stati, e la differenza conta:

• le righe pronte partono selezionate;
• le righe con un avviso partono spente: c'è qualcosa da guardare prima. Una nota di credito emessa dopo (si pagherebbe più del dovuto), un IBAN diverso da quello delle fatture precedenti dello stesso fornitore — il segnale classico della truffa del «nuovo IBAN», che si verifica telefonando, non rispondendo alla mail — oppure una fattura già inserita in un'altra distinta;
• le righe bloccate non si possono selezionare: manca l'IBAN, o l'importo non è positivo. Restano in elenco perché sono la prima cosa da sistemare.

Il file non dichiara pagate le fatture, e non deve: fra lo scarico e l'addebito ci sono l'autorizzazione in banca e i giorni di valuta. La fattura risulterà pagata quando il movimento arriverà in estratto conto e la riconciliazione lo aggancerà. Quel che la distinta registra è che quelle fatture sono già state disposte: da lì in poi portano la pastiglia distinta con la data, e rimetterle in un secondo file produce un avviso. È la difesa contro il pagamento doppio, che in quei giorni di attesa è l'errore facile.

Distinte preparate elenca quelle già fatte, permette di riscaricare il file esattamente com'era, e dice quanti dei suoi bonifici sono poi arrivati in estratto conto. Una distinta si può annullare finché nessuno dei suoi bonifici risulta pagato — le fatture tornano semplicemente fra quelle da pagare — ma annullarla non ferma i bonifici se il file è già stato caricato in banca: quello si fa in banca.

Coordinate ordinante serve una volta sola: l'IBAN da cui escono i bonifici (di default quello dei dati di fatturazione) e il Codice Univoco CBI, che la banca assegna all'azienda e senza il quale qualche portale rifiuta il file. Lì si sceglie anche il tracciato — CBI, oppure lo standard ISO se un giorno servisse — e il livello di servizio: SEPA è il bonifico ordinario, FAST quello veloce che si usa per gli stipendi. Per i fornitori l'ordinario basta e costa meno.

Dalla spesa alla fattura

Nei Movimenti, le righe che hanno fatture collegate portano una pastiglia con il loro numero. Un clic apre l'elenco: fornitore, numero, data, quanto di quella spesa spetta a ciascuna fattura, con quale criterio è stato stabilito il legame, e il collegamento all'XML. È la risposta a «di che cosa era questa uscita» senza cercare niente altrove.

Leggere un documento

Dettaglio apre la fattura in una finestra: intestazione, importi, scadenza, causale e le righe con quantità, unità di misura, prezzo e aliquota. In fondo, Apri l'XML originale mostra il file come è arrivato — è conservato dentro CashPulse, quindi resta leggibile anche se la cartella da cui è stato importato cambia posto.

Lo stesso vale per le fatture che emettiamo: Anteprima leggibile, accanto ad Anteprima XML, mostra come verrà la fattura prima di generarla davvero — e su ogni file già emesso c'è il pulsante HTML. È lo stesso foglio di stile che usa AssoInvoice, quindi quello che vedi è quello che vedrà il cliente: è la pagina da mandargli quando chiede la fattura, perché l'XML non lo apre nessuno.

Sugli importi non si corregge nulla. Il formato prevede sconti e arrotondamenti, per cui imponibile + IVA può non fare esattamente il totale: quando succede la finestra lo dice, e fa fede il totale dichiarato dall'emittente. Su un documento ricevuto la nostra opinione non conta.

Le note di credito (tipo TD04) contano in negativo nei totali, altrimenti la spesa risulterebbe più alta di quella vera.

Molte fatture portano con sé degli allegati: il PDF di cortesia, il documento di trasporto, il dettaglio dei rifornimenti in foglio di calcolo. Non sono file a parte — stanno dentro la fattura elettronica, ed è per questo che finora non si vedevano. Quando ci sono, la riga dell'elenco lo segnala e il dettaglio li elenca con nome e dimensione: Apri mostra il file in una scheda nuova, Scarica lo salva. Quelli che il fornitore ha compresso in un archivio vengono consegnati già estratti, così non c'è niente da aprire a mano.

Il confronto è a pari periodo

Il consuntivo arriva sempre all'ultimo mese chiuso: a settembre si fermerà al 31 agosto. Confrontarlo col budget di dodici mesi farebbe apparire ogni voce in grande risparmio — vero solo perché l'anno non è finito. Per questo le prime tre colonne lavorano sulla stessa finestra: Consuntivo gen–ago, Budget gen–ago e il Δ periodo che li sottrae. È l'unico numero che misura davvero uno scostamento, e il periodo è scritto nell'intestazione così non resta sottinteso.

Le tre colonne a destra non misurano lo scostamento, guardano avanti e indietro. Il Budget dell'anno è il piano intero. Il Residuo è quel piano meno quanto si è già speso, e risponde alla domanda pratica: quanto possiamo ancora spendere? Sotto c'è la quota di piano già consumata («usato 67%»). Il Consuntivo dell'anno precedente dice quanto è costata la stessa voce l'anno prima — a tutto anno, con sotto la stessa finestra gen–ago per un confronto omogeneo.

Sul residuo il colore non segue il segno come nelle altre colonne. Su un costo il residuo è negativo per tutto il tempo in cui c'è piano da spendere: colorarlo di rosso avrebbe tinto quasi tutta la colonna. Il rosso compare solo quando il piano dell'anno è già finito — residuo di segno rovesciato, «usato» oltre il 100% — che è l'unica cosa che serve vedere da lontano.

La percentuale non compare quando piano e consuntivo vanno in direzioni opposte: su un giroconto previsto in entrata e avvenuto in uscita il rapporto darebbe «usato −600%», un numero che non vuol dire nulla.

Un delta negativo è sfavorevole in entrambi i sensi: sui costi vuol dire speso più del piano, sui ricavi incassato meno. Il segno racconta la stessa cosa.

Filtri e ordinamento

Con quaranta categorie la griglia va guidata. Si cerca per nome, si restringe per tipo (costi, ricavi, tasse, trasferimenti), si tengono solo gli scostamenti oltre una soglia, e con una spunta si mostrano anche le voci a zero, che di norma restano fuori. Azzera filtri riporta tutto come prima.

Un clic sull'intestazione ordina per quella colonna, un secondo clic inverte il verso: la freccia dice quale colonna comanda. Il primo ordinamento è per Δ periodo, così le voci più fuori piano stanno in cima. In fondo la riga dei totali somma le righe mostrate, quindi filtrando per tipo si ottiene il totale di quel tipo.

Gli incassi delle fatture si registrano da soli

Importando l'estratto conto, CashPulse guarda i bonifici in entrata e riconosce quali fatture stanno pagando, registrando gli incassi senza che nessuno debba spuntarli. Funziona perché il cliente scrive in causale numero e data delle fatture pagate («27 31/10/24 28 31/10/24»): numero e data insieme sono una chiave esatta. Un bonifico può saldare più fatture in una volta — nello storico fino a cinque.

Se la causale non basta, prova con l'importo: se corrisponde al residuo di una sola fattura la abbina, altrimenti non abbina niente e lo dichiara. È voluto: meglio nessun abbinamento che uno sbagliato, e il solo importo non è affidabile perché più fatture possono valere la stessa cifra.

Ogni incasso resta legato al movimento da cui proviene, quindi rilanciare la riconciliazione non duplica mai nulla. Gli incassi riconosciuti così si distinguono per l'etichetta auto accanto alla modalità.

Quando due estratti si sovrappongono

La deduplica riconosce lo stesso movimento da data + importo + descrizione. Se la banca riesporta un addebito già importato cambiandone la dicitura, l'impronta non coincide e il movimento entrerebbe due volte, raddoppiando un costo uscito una volta sola.

Per questo, quando arriva una riga con la stessa data e lo stesso importo di una già presente ma con testo diverso, CashPulse la registra e la mette in coda di revisione, scrivendo nella nota quale movimento le somiglia. Non la scarta da sé: due addebiti identici nello stesso giorno possono essere entrambi veri. La decisione resta a chi guarda; quello che non è ammesso è che passi in silenzio.

Il primo indizio di un doppione è la riconciliazione: se il calcolato è più basso del dichiarato, in mezzo c'è un'uscita registrata due volte. È così che è emerso il caso degli addebiti NEXI del 17/08/2026, riesportati il 19 con un'altra formulazione: lo scarto era esattamente la loro somma.

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3. Da Claude Code: claude mcp add --transport http cashpulse https://cashpulse.sckt.it/mcp --header "Authorization: Bearer <chiave>"